Home / Area / DOCTRINA EN DOS PÁGINAS Diario DPI Suplemento Derecho y Tecnologías Nro 54 – 20.12.2019


DOCTRINA EN DOS PÁGINAS

Hacia la desburocratización, simplificación y agilización de la Gestión Pública Interna

Por Gisela Montes

[1]

 

La aparición y el desarrollo de numerosas herramientas tecnológicas de información y comunicación (TICs) han establecido la inminente necesidad de repensar y restructurar la forma en la que se ejerce la función pública, no solo por la relación existente entre Administración Pública y ciudadano sino, más aún, por el modo en el que se trabaja puertas adentro.

En este sentido, podríamos decir que la implementación de una política pública trae consigo un exhaustivo trabajo previo que, indudablemente, comprende una utilización significativa de recursos públicos. Toda decisión estatal encuentra su origen en una necesidad pública planteada por la misma sociedad, debiendo realizarse un importante trabajo previo para el correcto desarrollo y ejecución de la misma, que suele caracterizarse por un largo y tedioso procedimiento que, lejos de reflejar la magnitud del mismo, pone en evidencia la ineficiente labor administrativa.

Similar situación ocurre en el ámbito de las compras y contrataciones públicas, donde tanto a la Administración como a los proveedores de bienes y los prestadores de servicios, se les exigía atravesar un procedimiento minado de formalidades innecesarias y excesivo papeleo, a los fines de satisfacer una necesidad publica y en resguardo del interés público.

Sin ánimo de ahondar en una exhaustiva descripción de los modos y formas en que la Administración lleva a cabo sus funciones, es evidente que un rasgo característico de aquella es la ejecución de procedimientos: de desarrollo, de implementación, de evaluación, de ejecución, de elaboración, y la lista continúa.

Es por demás cierto, y hasta irrefutable, que todo procedimiento implica una sucesión de actos determinados a los fines de arribar a cierto resultado, en base a propósitos previamente establecidos, y dentro de límites normativamente impuestos[2].

Tambien es cierto que todo procedimiento administrativo, como materialización del ejercicio de la función pública, debe estar orientado a facilitar la relación entre la Administración Pública y el ciudadano, siempre resguardando y priorizando el interés público comprometido.

Para ello, a nivel nacional, se ha sabido aprovechar los avances tecnológicos del siglo XXI, y se ha restructurado la forma de relacionarse con los ciudadanos, estableciendo nuevos canales de interacción.

Fue a partir del ‘Plan Integral de Modernización’[3], iniciado en 2016 en el ámbito nacional, que se ha puesto en práctica un nuevo modelo de Estado, con foco en la desburocratización, la agilización y la simplificación que hoy permiten las tecnologías de información y comunicación (TICs). Este plan tuvo especial vinculación con el paradigma de gobierno abierto[4] que tiene como principal objetivo la formación de administraciones más eficientes, teniendo como ejes la transparencia, la rendición de cuentas, la participación ciudadana y la innovación y la tecnología.[5]

En el marco de la nueva política reformadora, se crearon el Escritorio Unico (EU), el Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO), el Expediente Electrónico (EE), las Comunicaciones Oficiales (CCOO), el Registro/Legajo Multipropósito (RLM), el Porta Firma (PF), el Sistema Integrado de Archivo (ARCH), la Locación de Obras y Servicios (LOYS), los Trámites a Distancia (TAD), el Legajo Único Electrónico (LUE), el Gestor Único de Proveedores (GUP), el Registro Integral de Destinatarios (RID), el Gestor de Asistencias y Transferencias (GAT), el Gestor Único de Constructores de la Obra Pública (GUCOP), el Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO), la Interoperabilidad (IOP), el Expediente Digital Judicial (EDJ), el Registro de la Propiedad del Inmueble (RPI), la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE), las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS), el GDE Mobile y los Formularios Controlados (FFCC-Dynform).

Por lo tanto, mediante la modernización del aparato estatal, la transformación de una Administración Pública obsoleta, a una Administración Pública digital (y, en algún futuro cercano, inteligente), se buscó dotar de algunas herramientas electrónicas a la actividad de la Administración, a los fines de desburocratizar, agilizar y simplificar la función pública. Luego, habiendo tenido gran éxito con aquello, se procedió a revisar la carga documental que se le exige al ciudadano al momento de realizar trámites ante la Administración, por lo que, en un segundo estadio, se buscó que la Administración se nutriera de todas las herramientas normativas necesarias para derribar las barreras de la burocracia que atentan contra la simplificación de procedimientos.

Sin embargo, mientras se continúan gestando y creando procedimientos que permiten mejorar la relación existente entre el aparato estatal y la sociedad, y pese a haberse desarrollado e implementado numerosos modulos que han facilitado la labor administrativa interna, continúa siendo una prioridad y necesidad el desarrollo de sistemas digitales e inteligentes que nos despoje de toda burocracia administrativa, y nos convierta en innovadores públicos al servicio de la sociedad.

Hasta hace algunos años, una de las principales problemáticas fue la utilización injustificada y excesiva de papel, producto de una arraigada y falsa seguridad que entiende al documento en soporte papel como sinónimo de documento válido. Por eso, uno de los cambios más relevantes vino de la mano de la Gestión Documental Electrónica (GDE)[6], permitiendo gestionar y almacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos. Fue así que se ordenó la despapelización en toda la Administración Pública Nacional para agosto de 2018, y en todo el Sector Público Nacional, para enero de 2019[7].

No obstante, la mayoría de los organismos públicos continúan generando documentos en soporte papel, representando una doble afectación de los recursos públicos, en tanto no solo utilizan papel, sino que además deben mantener operativos sistemas que les permitan gestionar, almacenar y digitalizar aquellos documentos.

Frente a similar situación nos encontramos al utilizar los modulos de Expediente Electronico (EE) y Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO). Sin duda alguna, fueron módulos que permitieron ejecutar gran parte del proyecto de modernización, pero aquella amplitud es la misma que se reflejó en su posibilidad de uso, en tanto hasta el momento no se desarrollaron modelos únicos de comunicaciones, informes, providencias, y demás. Pese a haber sido de gran aporte, y significando una transformación trascendental en materia de generación de documentos, esto dificulta ampliamente la labor diaria: al no existir un formato único, cada repartición -y más aún, cada usuario- hace “libre” uso de los módulos, pudiendo plasmar lo que considere necesario. Cuando esta información llega al destinatario, es aquel quien debe identificar e interpretar lo que se le quiso transmitir. Esta interpretación puede ser muy breve, o muy extensa. Por ejemplo, en el área de compras de los diferentes organismos públicos, se analizan diversas situaciones: ¿Quién envía la comunicación? ¿Tiene competencia para hacerlo? ¿Qué se está pidiendo exactamente? ¿Se encuentra vigente alguna contratación que contemple aquello? ¿Está pidiendo que se amplíe una contratación vigente? ¿Qué se prorrogue? ¿Qué se continúe? ¿En qué estado está? ¿Cuántas unidades quedan? ¿Cuántos meses nos quedan? Y las preguntas continúan.

Nosotros más que nadie debemos comprender que el hecho que sea un documento digital no significa que no forme parte del enorme volumen de información pública, por lo que debemos ser conscientes de cada documento que firmamos y qué utilidad decidimos otorgarle pues, de lo contrario, no solo haríamos un mal uso de la tecnología, sino que, además, nos convertiríamos en generadores constantes de documentos oficiales.

Atento a lo expuesto, podríamos preguntar ¿Cuánto más podríamos hacer con sistemas diseñados específicamente para agilizar y simplificar la gestión pública interna? La respuesta es simple: podríamos hacer mucho más, y mucho mejor.

Es por ello que a nosotros, los jóvenes servidores públicos, nos corresponde la desafiante tarea de despojar a la Administración Publica de todo procedimiento obsoleto que dificulte el adecuado ejercicio de la función pública, que amplíe la brecha de relación de cooperación que debe existir entre la Administración y los ciudadanos, y que no garanticen los nuevos principios del procedimiento administrativo, como lo son el de transparencia, el de buena administración, el de procedimiento administrativo adecuado, y el de informatización. Para eso, debemos permitirnos romper viejas estructuras y arraigados procedimientos, para repensar, restructurar e innovar sobre nuevas prácticas que nos permitan construir una Administración Pública más moderna, acorde a las exigencias y necesidades de la sociedad del siglo XXI.

[1] Abogada, Universidad de Buenos Aires.

[2] BALBÍN, C.F. ha dicho que “El procedimiento administrativo es el conjunto de principios y reglas que sigue el Poder Ejecutivo, por medio de actos preparatorios y actuaciones materiales —de modo ordenado y concatenado—, con el objeto de expresar su voluntad y decisiones”

[3] Decreto 434/16.

[4] La OCDE define el gobierno abierto como “una cultura de gobernanza centrada en el ciudadano que utiliza herramientas, políticas y prácticas innovadoras y sostenibles para promover la transparencia, la capacidad de respuesta y la rendició de cuentas del gobierno con el fin de fomentar la participacion de las partes interesadas soportando la democracia y el crecimiento inclusivo”

[5] P. Clusellas, E. Martelli y M. J. Martelo. Un gobierno inteligente: el cambio de la Administración Publica de la Nación Argentina 2016-2019.

[6] Decreto 561/16.

[7] Decreto 733/18.

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